8 puntos a reflexionar en el acta de constitución de un proyecto.

El acta de constitución del proyecto es el documento que formalmente autoriza que comience. Lo que contiene un acta de constitución del proyecto o project charter depende en muchos de la cultura de la organización y del grado de madurez en gestionar proyectos, pero cualquier project charter debe establecer las bases sobre la cual llevar a cabo el proyecto. Va a recoger la visión global a alto nivel de cómo se estructura el proyecto y por qué está estructurado de esa manera.

Hay dos ventajas que nos aporta  el project charter.
– En primer lugar, esta información va a ayudar al patrocinador y a las partes interesadas a comprender el proyecto y su objetivo, y tener todos un conocimiento común.
– La segunda ventaja es que permite que el director del proyecto y el equipo del proyecto tengan una visión de alto nivel para la ejecución del proyecto y utilizar esta visión para ayudar a crear los planes detallados.

Vistas las dos ventajas que nos aporta,

¿cuales son los 8 puntos a reflexionar que deben estar incluidos en el acta de constitución del proyecto? 

• El por qué del proyecto. Es fundamental conocer cual ha sido el problema, la necesidad, la oportunidad de negocio… que ha hecho que tengamos entre manos este proyecto como project manager. Esto nos puede llevar también a reflexionar sobre como pueden afectar al proyecto estrategias o iniciativas empresariales que se estén planteando.

• Objetivos medibles. Lo comentamos en BeiNN frecuentemente en nuestros cursos. No podemos alcanzar la meta ni definir bien un camino si no tenemos claros los objetivos. El project charter deber recoger los objetivos del proyecto de forma clara y medible. Debe establecer también los criterios a través de los cuales vamos a valorar si el proyecto ha sido un éxito o no.

• Identificar todas las restricciones y requerimientos del proyectos. Debemos tenerlos presente en todo momento ya que nos van  a permitir cumplir expectativas y gestionar el presupuesto, el esfuerzo, el tiempo o calidad , y el impacto del proyecto.

• Trabajar el cronograma de hitos. Así tendremos claro en un primer momento los puntos de atención, seguimiento y control en el proyecto. Explicar la importancia y en qué consiste cada uno de los hitos marcados.

• Detallar los entregables y los criterios de aceptación del proyecto. Así se establecen los entregables que se van a ir desarrollando a lo largo del proyecto y cuales son los criterios de aceptación de estos entregables. De esta forma nos garantizamos el cierre correcto de cada fase y la aceptación del cliente.

• Riesgos. Contemplar en el project charter los riesgos preliminares que hayamos detectado para trabajarlos posteriormente. Es recomendable reflexionar sobre otros proyectos relacionados que se hayan finalizado, que estén en curso o en trámite que han influido a la definición de este proyecto y por qué.

• No puede faltar un presupuesto preliminar resumido que detallaremos en procesos posteriores.

• Los stakeholders o interesados, son aquellas personas cuyos intereses pueden verse afectados por la ejecución o la finalización del proyecto. Debemos identificarlos a los stakeholders del proyecto, conocer su relación e interés en el proyecto y empezar a determinar cual es la mejor forma de gestionar a cada uno de ellos para que el proyecto sea un éxito.

Parte de esta información puede estar disponible en otros documentos, pero el project charter puede ser un buen punto de referencia donde se engloba todo.

¿Qué cosas consideras imprescindibles que recoja el project charter?

Otros artículos y cursos de interés:
– Programa de mentoring para project managers, para encontrar trabajo o mejorar profesionalmente.
– Elementos clave para la puesta en marcha de una PMO.
– Gestión eficiente de proyectos 

Créditos de la fotografía: Sean MacEntee via photopin cc