Héroes, Cisnes y Murphy: Errores en el Project Management.

A menudo nos encontramos con proyectos que fracasan, pero no somos capaces de aceptar que, en la mayoría de los casos, la responsabilidad es de la gestión que estamos haciendo.

¿Quieres saber cuáles son los errores más comunes en Project Management?

No solo vamos a contarte cuáles son, sino que además te ofreceremos una solución para cada uno de ellos, con la que tendrás una base mucho más sólida para conseguir entregar un proyecto exitoso.

¿Quién es el responsable de hacer que esto no suceda? Nosotros mismos como Directores de Proyectos.

¡Sigue leyendo!

Héroes, Cisnes y Murphy: 9 Errores en el Project Management.

Error 1: La Presión del Héroe.

¿Alguna vez has sucumbido a la tentación de aceptar un desafío heroico, pero a la vez imposible?

Esto es lo que conocemos como la Presión del Héroe y solemos encontrarla en Directores de Proyecto; aunque no sabemos si es por la emoción del momento, el disfrute de la sensación de logro o la adrenalina, o un conjunto de todos ellos.

Este tipo de desafíos pueden sacar lo mejor de nosotros, pero también pueden llevarnos a una pérdida de tiempo acompañada de un esfuerzo inútil, que podría conducirnos a rozar el agotamiento.

¿La solución? El consejo del sabio.

Normalmente, cuando queremos detectar la Presión del Héroe ya es demasiado tarde. Pero, tanto amigos como colegas pueden verlo venir y reconocer en ti los signos reveladores; así que, en este caso, la solución la tenemos en un colega o mentor crítico para que cuando vea venir la situación de peligro pueda avisarnos con un: ¡Hey! Cuidado.

Error 2: El Cisne Negro.

Nassim Taleb, ensayista, investigador y financiero libanés, escribió el libro «The Black Swan», el cuál fue acreditado con la predicción de la crisis bancaria y económica de 2008. Esto se refiere a esos eventos futuros e impredecibles que nos sorprenderán, ocasionándonos fallos en nuestra planificación, ya que nos enfocamos solo en lo que sabemos. Recuerda: no todo lo que sabes, es todo lo que hay.

¿La solución? La intención del comandante.

En el lenguaje militar, la «Intención del comandante» le da a cada oficial el contexto en el cuál tomar decisiones, ya que ante las situaciones cambiantes en un campo de batalla y la incapacidad de comunicarse con su comandante le harían difícil este proceso. Para formar este contexto, es de vital importancia focalizarnos en el objetivo de nuestro proyecto. ¿Qué es lo que hay que conseguir?

Error 3: La Arrogancia de Murphy.

Como ya sabes, la ley de Murphy dice: «si algo puede salir mal, saldrá mal». Esta arrogancia hace que actúes como si tu proyecto fuera de alguna manera especial y la ley de Murphy no fuera a afectarte, pero te afecta.

¿La solución? Pre-mortem.

Antes de finalizar tu planificación, y exactamente antes de empezar la ejecución, piensa en cómo podría ser un fracaso total.

Haz una lista de todas las cosas que podrían salir mal y pregúntate por qué podrían suceder cada una de ellas. Una vez que tengas esta lista, modifica tu plan para poder hacer frente a cada posibilidad.

Error 4: La Ilusión del Control.

A menudo tenemos una creencia implícita de que tenemos más control de las circunstancias del que realmente tenemos. Esta ilusión surge de la mezcla de dos factores: la de ignorar sucesos que están fuera de nuestro control enfocándonos solo en los que creemos que podemos controlar, y la creencia de que podemos controlar sucesos que, de hecho, están fuera de nuestro control.

¿La solución? Entender el fracaso.

Se deben buscar los puntos críticos de nuestro plan, es decir, aquellos en los que nuestro proyecto puede fallar y enfocarnos en ellos. Si crees que tu proyecto no puede fracasar, hazte otra pregunta: ¿Cuáles serían los puntos críticos de nuestro plan si ocurriese un fracaso? Toma el control de aquello que puedas controlar, y monitorea todo lo demás constantemente para estar listo ante cualquier cambio o suceso que pueda dejar tu planificación desactualizada.

Error 5: Corrupción del Alcance.

El mundo cambia, y con ello, la gente y su opinión. Esto también sucede con los que se equivocan a la hora de encargar un producto o servicio, bien porque quieren más de lo que pidieron, o bien porque simplemente ya no lo quieren.

¿La solución? El Control de Cambio formal.

Revisa constantemente y de forma proactiva lo que se necesita, y cuando las necesidades cambien, o surjan nuevas oportunidades, evalúalas utilizando un Proceso de Control de Cambio, y si todavía no tienes claro como hacerlo echa un vistazo al curso «Claves esenciales de la Dirección de Proyectos».

Error 6: Enfoque limitado.

Normalmente, los Project Managers se sumergen tanto en sus proyectos que estos se convierten en todo su mundo. Si te centras demasiado en estas tareas, puedes llegar a ignorar factores externos críticos, partes interesadas o incluso lo que otros miembros de tu equipo están haciendo o no haciendo.

¿La solución?: Observar con prudencia.

Piensa como un suricato: levanta la cabeza y mira a tu alrededor. ¿Qué más está sucediendo en tu equipo, la organización, entre las partes interesadas y en el entorno social y comercial? ¿Qué hay en el horizonte? Pregúntate cómo pueden afectar a tu proyecto.

Error 7: Complejidad.

Con demasiada frecuencia subestimamos el tiempo, el presupuesto y los recursos que necesitaremos para hacer frente a la complejidad de las interdependencias. Esto es, a diferencia del enfoque limitado, que en ese no vemos las complejidades. El nivel de complejidad lo conoceremos a la hora de saber con cuántas personas necesitamos trabajar, es decir, aumenta con el cuadrado del número de partes que interactúan. Así, negociar con 20 personas en vez de negociar con 10, no llevará el doble de tiempo, sino que nos llevará 4 veces más tiempo.

¿La solución? Simplificar.

Separa los flujos de trabajo independientes y las líneas de tu proyecto. Luego, crea interfaces entre ellos, de modo que tengas varios mini-proyectos simples en lugar de uno grande y muy complejo.

Error 8: No tener en cuenta a la Competencia.

Esto está relacionado con el error anterior, pero es mucho más específico. Esta fuente de errores de planificación en los proyectos surge cuando se ignoran las acciones de los stakeholders, o interesados, que pueden competir con tu proyecto.
No tener en cuenta a la competencia puede tener consecuencias negativas para la consecución de tu proyecto. Por ejemplo, si en tu proyecto se está trabajando en el lanzamiento de un producto comercial, tus competidores también pueden estarlo y se podrían adelantar.

¿La solución? Entra en la mente de tus competidores.

Considera la posibilidad de representar una simulación, tomando la perspectiva de un competidor potencial, para identificar sus posibles estrategias y cómo pueden afectar sus iniciativas. Encarga a los miembros del equipo la tarea de hacer una «investigación de la oposición» y averiguar qué harían si estuvieran en el otro lado.

Error 9: No conocer el historial de tu organización y/o empresa.

Algo fundamental que debes hacer siempre como director/a de proyectos es recoger y documentar las lecciones aprendidas; es decir, documentar lo que hemos hecho bien, lo que se puede mejorar y lo que no debemos repetir.
Un fracaso común es no mirar atrás y no aprender de las lecciones del pasado, lo que nos lleva a repetir los mismos errores una y otra vez.

Quienes no pueden recordar el pasado están condenados a repetirlo.
George Santayana

¿La solución? Registro de lecciones aprendidas.

Si no lo haces ya, empieza desde hoy mismo un proceso de revisión de todos los recuerdos, registros y datos relevantes de proyectos en los que trabajes. Utiliza estas lecciones aprendidas para desarrollar la planificación de futuros proyectos, evitando fallos cometidos anteriormente y potenciando aquellas tareas que hicieron que el proyecto finalizara con éxito.

¿Y la conclusión?

No permitas que tu propia Planificación sea una fuente de fracaso para tu Proyecto. Aunque se hayan establecido 9 soluciones diferentes para 9 problemas individuales, lo cierto es que una sola solución puede abordar múltiples problemas al igual que cada error puede tener múltiples correcciones.

Solo debes tener en cuenta una cosa, hagas lo que hagas, no consideres las dificultades de una Planificación como una razón para no planificar. La Planificación es uno de los secretos más importantes para el éxito.

En BeiNN, asesoramos, hacemos mentoring y formamos a particulares y empresas para que alcancen los mejores resultados con sus proyectos de forma sencilla y con resultados directos.

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