Los errores más comunes en la Dirección de Proyectos.

La experiencia es un grado, la formación en project management ayuda, y sin embargo hay errores comunes en los que fallamos una y otra vez.

En este artículo con el que comenzamos la serie «Los errores más comunes en la Dirección de Proyectos» hemos querido recoger los fallos que cometemos frecuentemente los project managers y los profesionales que dirigimos proyectos para que aprender de los errores sea una realidad.

• Error 1. No tener claro el objetivo del proyecto. ¿Cuántas veces nos vemos los project managers dirigiendo proyectos sin tener realmente claro los objetivos del proyecto? Para conocer la mejor manera de gestionarlo, de comprometer a los interesados y de contextualizar lo que se espera del proyecto y las causas que lo han puesto en marcha debemos de establecer el objetivo del proyecto, con el cual podremos también determinar los criterios de éxito.

• Error 2. No existe un plan o normas de dirección de proyectos. Realizar una planificación global, realizar el Kick-Off y establecer las líneas base, permitirán comenzar de forma adecuada el proyecto y ponerlo en conocimiento de los interesados.

• Error 3. Mala o insuficiente recogida de requisitos. Fallar en lo relacionado con los requisitos del proyectos es uno de los errores más comunes en los proyectos y un error que iremos arrastrando hasta el final. Es importante conocer y trabajar con los objetivos del proyecto. Llevar a las reuniones de toma de requisitos los cuestionarios preparados, así como prototipos o referencias de proyectos anteriores que te ayuden. 

• Error 4. Errores en la estimación y planificación. Las planificaciones poco realistas provenientes de malas estimaciones o de estimaciones inexistentes, harán que surjan numerosos problemas en el proyecto. 

• Error 5. No implicar a la dirección ni a los interesados tanto como sería necesario. Nosotros en BeiNN utilizamos la EDT/WBS como herramienta de comunicación para que todo el mundo tenga la visión global del proyecto y de esta forma se consiga el compromiso con el proyecto.

• Error 6. Errores de comunicación en los proyectos. Gestionar la comunicación en el proyecto, que la información esté disponible en tiempo y forma y la información que debe estar, ni más ni menos, es una de las áreas claves en project management. 

• Error 7. No se realiza un seguimiento y control del proyecto. Cuando el project manager desconoce el estado real del proyecto y no es consciente de la evolución del proyecto, difícilmente podrá realizar acciones correctivas para llevarlo de nuevo a las líneas base previstas.

• Error 8. No tener un sistema o plan de gestión de cambios. El éxito o fracaso del proyecto muchas veces depende de los cambios que surgen en la ejecución del proyecto y de como los gestionamos. Tener claro la gestión de cambios en los proyectos ayudará sobremanera a alcanzar los objetivos.

• Error 9. El director de proyectos no ejerce su liderazgo. Los project managers tienen que gestionar y sacar adelante los proyectos asignados. Los Project Managers deben dirigir con eficacia el equipo del proyecto. Si no se ejerce un buen liderazgo el proyecto irá sin rumbo y difícilmente se trabajará para alcanzar el objetivo. La formación en materia de liderazgo y gestión de equipos es esencial para cualquier project manager, así como la resolución de conflictos de manera temprana. 

• Error 10. Las lecciones aprendidas no existen. Muchas veces nos olvidamos de aprender de los errores, por los que volvemos a cometerlos una y otra vez. No podíamos finalizar esta colección de errores sin mencionar las lecciones aprendidas. 

Hemos identificado muchos más errores comunes en los proyectos que os mostraremos en próximos artículos. ¿Cuáles son los errores más comunes que en tu opinión se cometen en los proyectos? ¿Se te ocurre alguna recomendación para evitarlos?

Fotografía cortesía de José Miguel Romero Ruiz.