Técnicas para gestionar los pequeños cambios en un proyecto.

¿Cuántos cambios sufre el alcance de los proyectos? ¿Se gestionan igual los cambios que se consideran más trascendentes en un proyecto que aquellos que son considerados menores?

Todo project manager sabe que una mala gestión de cambios desemboca en problemas. Siempre nos han destacado en project management la importancia de una gestión adecuada de los cambios que se producen en un proyecto, pero como project managers ¿sabemos todo sobre la gestión de cambios en un proyecto?.

Una solicitud de cambio de alcance supone un gran cambio en el proyecto y debería gestionarse como tal. Sin embargo, no se gestionan igual las solicitudes de cambios menos relevantes. Tanto el patrocinador como otros stakeholders del proyecto o miembros del equipo del proyecto tratan estas solicitudes de pequeños cambios de forma diferente. Se considera que la gestión de los pequeños cambios en un proyecto implican mucha burocracia o sobrecarga de trabajo para la dimensión de la decisión que lleva asociada. 

Aquí os dejamos tres técnicas que como project manager te pueden ayudar a gestionar los cambios en un proyecto, al margen de la gestión de cambios que nos proponen las metodologías en project management, y sin que ello implique por tanto olvidar la gestión y el seguimiento de los cambios que estabas realizando en tus proyectos hasta ahora.

• El procesamiento por lotes . Es difícil conseguir la atención del patrocinador para que gestione estos cambios que se consideran poco importantes si los presentamos por separado. Por lo que no siempre es práctico gestionar las solicitudes de cambio cada vez que se reciben.  En la técnica de  procesamiento por lotes lo que se propone es agrupar varios pequeños cambios de alcance en un paquete que será el que se gestione y el que finalmente se apruebe.  Esto significa que como project manager tienes que mantener un registro de los pequeños cambios en el alcance, su valor comercial y su impacto en el proyecto, y tener definido como agruparlos y cuando pasarlos para su aprobación. Esta técnica te aportará una mejor gestión del tiempo, menos burocracia y mayor rapidez.

• Delegación de la aprobación de pequeños cambios. En algunos proyectos tiene mucho sentido autorizar al project manager o al gestor de clientes a que puedan aprobar pequeñas solicitudes de cambios. Hay que tener mucho cuidado con esto y siempre tiene que estar muy bien delimitado el tipo de cambios que se pueden aprobar de esta forma y el umbral de horas de esfuerzo y coste que podrán ser aprobadas así. Esto debe estar debidamente autorizado por el patrocinador del proyecto. Recomendamos esta técnica cuando el proyecto va adelantado o en base a lo planificado, y siempre que los cambios que se solicitan no hagan que el proyecto supere lo acordado. Si el proyecto se encuentra en riesgo de no cumplir con sus compromisos de coste o duración, esta técnica no debería utilizarse – incluso para una solicitud de cambio de una hora . En este caso, todos los cambios deben pasar por un proceso normal de cambio de alcance.

• Presupuesto de Contingencia. En project management se nos habla en gestión de costes del presupuesto de contingencia y en muchos proyectos el project manager nunca llega a gestionarlo. Su organización puede reconocer que un cierto nivel de cambio de alcance es inevitable y es posible que se permita asignar un porcentaje del presupuesto total del proyecto para atender los pequeños cambios. Debe racionalizarse muy bien este presupuesto para asegurarnos de que todos los cambios puedan tratarse si debe ser así. Este presupuesto se utiliza para solicitudes de cambio bajo un cierto umbral de dinero o horas. Las peticiones más grandes se atenderán a través de la gestión normal de cambios. Hay que prestar atención a estos cambios pequeños si utilizamos esta técnica para gestionar los pequeños cambios en un proyecto, ya que puede hacernos susceptibles de provocar corrupción del alcance.

¿Qué te parecen estas tres técnicas? ¿Como project manager como gestionas los pequeños cambios de alcance del proyecto?
Te agrademos tus comentarios y qué lo compartas con otros project managers.

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Fuente: Method123 Créditos de la fotografía: Lori Greig via photopin cc