Todos los que trabajamos en project management sabemos lo importante que es el equipo para el éxito del proyecto, y para eso un instrumento clave que nos ayuda a los project managers a conseguirlo es la delegación de tareas.
Sin embargo delegar no es tan sencillo como puede parecer, delegar es mucho más que transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones.
Para los project managers, es necesario delegar. ¿Sabemos qué, cuando y en quien delegar?
Si nos detemos a pensarlo ya lo estamos haciendo desde el momento en que comenzamos a distribuir las múltiples tareas que tiene un proyecto. En project management contamos con poderosas herramientas como la división de tareas y los entregables en la EDT (WBS) que nos facilitan a los project managers la delegación de tareas.
Aquí te dejamos las preguntas clave para que como project manager delegues mejor tareas, aprendas a utilizar la delegación como una herramienta más para alcanzar los objetivos y por último aumentes la motivación, el compromiso, las capacidades y el conocimiento de las personas en las que has delegado. Sin olvidar que a los project managers la delegación de tareas nos ayuda a conocer y confiar en los miembros del equipo para que ellos vayan cogiendo responsabilidades.
Preguntas clave para delegar bien
1.- ¿Qué delegar?
– Aquellas tareas que pueden servir para incrementar el nivel de experiencia, confianza y motivación de la persona elegida.
– Tareas que pueda realizar un miembro del equipo y que suponga menos coste para la empresa.
– Es conveniente delegar todas las tareas adecuadas al nivel de especialización de la persona del equipo en quien estamos pensando.
Esto cuesta bastante a los project managers que han llegado a serlo destacando por sus conocimientos técnicos. Consejo para superar esta barrera a la delegación: Pensar siempre en los objetivos del proyecto y en que delegando multiplicas las posibilidades de éxito, y te refuerzas como líder. Tienes que conseguir superar la etapa en la que demostrabas tus conocimientos técnicos ahora estás en la fase de ser un buen project manager y mejorar en cada proyecto. 😉
2.- ¿Cuándo delegar?
La delegación de tareas nunca debemos realizarla a impulsos o en momentos de agobio. Debemos realizar la delegación tras evaluar: la tarea, el objetivo a alcanzar y la persona en quien delegar.
El project manager tiene que alcanzar determinados resultados mediante los recursos puestos a su disposición, de estos recursos el más importante suele ser su equipo y su propia capacidad de trabajo.
La delegación de tareas nos permite como project managers ganar tiempo, liberarnos de la presión del trabajo inmediato y rutinario y por lo tanto concentrarnos en otras funciones más importantes para el proyecto y la consecución de los objetivos del mismo.
3.- ¿En quien delegar?
Siempre que podamos, nos conviene delegar en aquellas personas de nuestro equipo de trabajo que demuestren haber alcanzado un nivel e madurez profesional alto. El cuadrante de abajo os puede ayudar a tomar esta decisión.
Y por último no olvides ser valiente, porque se delega el trabajo pero no la responsabilidad.
Si te ha resultado interesante compartelo con otros project managers. ¿Qué es lo que más te cuesta a la hora de delegar?
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Créditos de la fotografía: Hernán Kirsten via photopin cc
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