¿Qué son realmente los proyectos que no tienen fin?

Muchas de las empresas a las que formamos o asesoramos en Project Management nos dicen que tienen proyectos que no finalizan nunca y que además estos proyectos son en los que se encuentran con mayores problemas debido entre otras causas a los cambios que sufren y a que se sienten en una posición de desventaja respecto a sus clientes.

¿Te resulta familiar esto?

Si es que sí, sigue leyendo este artículo y conoce lo que algo así afecta negativamente a una organización.

Identificarás algunas de las causas que te llevan a trabajar en proyectos que no tienen fin y qué puede hacer tu empresa al respecto.

Podrás acceder a programas formativos únicos que te aporten resultados desde el primer momento.

Si nos basamos en la definición de PROYECTO que encontramos en la Guía del PMBok® v6, un proyecto es:

– Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Este esfuerzo temporal implica que todos los proyectos deben tener un principio y un final definidos. Esto no quiere decir que sean de corta duración ni mucho menos, si no que para se que considere proyecto, debe existir un inicio y un final.

¿Cuándo finaliza un proyecto?

Pregunta básica que tenemos que hacernos los profesionales que trabajamos en Project Management, cada vez que cae un proyecto en nuestras manos.

En los proyectos «sin fin» es un punto que no estaba claro en el inicio, y que lleva a algunas empresas a gestionar de forma ineficiente sus proyectos. Cuando formamos in-company en materia de project management o cuando asesoramos mediante mentoring a nuestros clientes, esta situación es más habitual de lo que a todos nos gustaría.

Es cuestión de falta de consciencia y de no pararnos a pensar en lo que supone trabajar en un proyecto que no tiene fin. Algunos clientes nuestros habían perdido los beneficios que esperaban obtener con este problema.

Un proyecto finaliza cuando:

• Cuando se han alcanzado los objetivos.

El problema surje cuando no se han definido correctamente esos objetivos del proyecto, o no han pasado el filtro SMART (específico, medible, alcanzable, realista y que lo podemos trocear y temporalizar). Si no se definen correctamente los objetivos ni el alcance del proyecto o de la fase que se va a iniciar, dificilmente se sabrá si se han alcanzado y por tanto surgirán cambios una y otra vez, y llevarán a proyectos inacabables.

• Los objetivos no se cumplirán o no pueden cumplirse.

Este punto está muy relacionado con el punto anterior. Hay proyectos como por ejemplo Proyectos de I+D+i (consulta la formación específica que tenemos al respecto que te garantiza resultados desde el primer momento), en los que inicialmente en muchos casos se desconoce el resultado del proyecto, nos referimos a los proyectos de investigación básica principalmente, no obstante sí se conoce cuando se ha llegado a un camino sin salida por el que no se puede continuar y cuando es conveniente finalizar ese proyecto y comenzar otro derivado del anterior por no alcanzar los objetivos. En estos casos el proyecto también finaliza.

• Se ha agotado la financiación del proyecto o no está disponible.

No hay mucho más que aportar en este punto. El proyecto finaliza o incluso todos conocemos proyectos muy interesantes que no se han llevado a cabo por no conseguir fondos para llevarlos a cabo.

• La necesidad del proyecto no existe o han cambiado las prioridades que lo pusieron en marcha.

Esto suele ser muy común y afecta significativamente a la finalización del proyecto, y al compromiso en el desarrollo del mismo. En muchos casos los interesados cambian las prioridades y hay proyectos que se van quedando por el camino sin gestionarlos como requiere. Es fundamental para minimizar esto, que se entienda perfectamente el caso de negocio y en el contexto en el que desarrolla, ya que esto te permitirá como Project Manager gestionar esta situación.

¿Trabajas en proyectos que no tienen fin?

Comparte y comenta con todos los project managers como te afecta esto y qué haces al respecto. Estamos a tu disposición para lo que necesites.