7 claves para recoger los avances del proyecto y compartirlo con tu equipo.

«¿Cuánto tiempo te llevó realizar esta tarea en el último proyecto?» Esta es una de las preguntas que realizamos frecuentemente los project managers a los miembros del equipo y que en muchos casos no saben contestar con exactitud. Cualquier project manager se habrá dado cuenta que esto va muy unido a la carencia de lecciones aprendidas en las organizaciones.

Es una pena no disponer de información tan valiosa como el tiempo que se ha empleado en realizar determinadas tareas o el proyecto anterior ya que ayuda fielmente a calcular la duración de proyecto en el que estemos trabajando en ese momento. Esto nos permite estimar las tareas con mayor precisión.

Los project managers tenemos más recursos para realizar estimaciones, pero lo que nos hubiera facilitado las cosas si ese miembro del equipo hubiera sido capaz en ese mismo instante de darnos esta información. Estamos hablando de gestionar el tiempo y en ese momento hubiésemos ganado tiempo que luego perdimos buscando otras herramientas de estimación del tiempo.

En project management se destaca continuamente la importancia del seguimiento y control del tiempo en los proyectos. En muchos casos este seguimiento del tiempo puede parecer una sobrecarga administrativa. Cualquier project manager sabe que este seguimiento y control del tiempo, es lo que realmente puede ayudarle a mantener el proyecto según lo establecido y a recoger información útil para ayudarle con otros proyectos en el futuro. 

Aquí hay 7 claves que como project manager puedes compartir con los miembros del equipo para hacer el seguimiento y control del tiempo más eficaz.

1. Utiliza software en línea.

Utilizar software es la forma más fácil para los miembros del equipo de completar sus hojas de tiempo, y muchas organizaciones que gestionan proyectos todavía no se están beneficiando

Utilizar software significa que el project manager o cualquier otro perfil que intervenga en el proyecto con permisos puede actualizar su información desde cualquier lugar.

El software específico en gestión de proyectos también tiene un montón de características adicionales que lo hacen más rápido para que los miembros del equipo introduzcan sus avances. Por ejemplo, puede utilizar una «copia de la semana anterior» característica para rellenar rápidamente una hoja de tiempo para ahorrar tener que introducir todos los datos de nuevo. Esto puede ser realmente eficaz si su equipo de proyecto está reservando la misma cantidad de tiempo para la misma actividad semana tras semana, y es mucho más rápido que hacerlo manual o con partes de horas.

2. Facilidades

Si como project managers queremos que los miembros del equipo rellenen sus hojas de tiempo, necesitamos ponérselo fácil. Dar facilidades desde el punto de vista de acceso (nombres, contraseña y su restablecimiento) y desde el punto de vista de facilitar el completar las hojas de tiempo. A no ser que sea imprescindible, no solicitar que se rellene cada 15 minutos, así limitaremos el número de tareas que tienen que introducir. 

3. Explicar por qué como project manager necesitamos recoger los avances del proyecto.

Los miembros del equipo pueden sentir como si se les estuviera controlando o que el project manager no confía en ellos para hacer el trabajo. Conviene explicar que los datos ayudarán al project manager a mantener el proyecto en marcha y que también ayudará a mejorar las estimaciones. De esta forma conseguiremos que ellos vean la importancia de tener disponibles estos datos.

4. Vincular el registro del seguimiento con la programación del proyecto.

Es conveniente vincular los datos del parte de horas con la programación del proyecto, si se puede, por lo que el progreso en un parte de horas rellena automáticamente las actualizaciones de estado en la programación. Esta es una gran manera de ahorrar tiempo los project managers.

5. Mejorar estimaciones de proyectos futuros.

Explicar que como project manager esto ayuda a mejorar las estimaciones para los proyectos futuros si se reúnen los datos de avance en el proyecto actual. 

6. Recoger datos en tiempo real

Para mejorar el seguimiento del tiempo del proyecto, es fundamental introducir los datos de avances del proyecto cuanto antes porque cuanto más tiempo pasa sin que los miembros del equipo los introduzcan, más difícil será para ellos recordar lo que estaban trabajando. ¿En qué estabas trabajando el martes pasado? En la mayoría de los casos es difícil recordar exactamente cuántas horas imputó a cada tarea.

Como project managers debemos concienciar al equipo del proyecto para que registre sus actividades en el parte de horas lo más cercano al tiempo real. En muchas organizaciones, esto suele realizarse al final de cada día, donde se recoge todo lo que avanzaron.

7. Comparte el reporte con el equipo

Con los informes de seguimiento de tiempo, una buena práctica es compartirlo con el equipo del proyecto. 

Compartir la información es el primer paso para tener un debate abierto con el equipo acerca de cómo se puede gestionar el tiempo del proyecto de manera más eficaz y tal vez hacer más cosas en menos horas. O puede ser una señal de advertencia temprana de que sus estimaciones no son buenas y que tiene que revisar sus planes de trabajo en el futuro.

El seguimiento y control del tiempo en el proyecto es una da las partes clave para el éxito de cualquier proyecto, cuidemos como recogemos y trabajamos los avances del proyecto.

Y tú… ¿cómo gestionas el tiempo en tus proyectos?
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Créditos de la fotografía: kozumel via photopin cc