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¿Supones en lugar de preguntar?
Si como project manager asumes supuestos que se han hecho en el proyecto como correctos y válidos cuando comenzamos el proyectos, tendremos un problema varios meses después con la aprobación del entregable. En project management debemos tener los project managers mucho cuidado con las suposiciones.
El project management existe desde hace muchos años. Sin embargo, en todo ese tiempo, seguimos cometiendo un error crítico una y otra vez: y es el error de no volver a validar las hipótesis del proyecto. Aquí te damos algunas claves para que gestiones las suposiciones y no te causen quebraderos de cabeza.
A menudo como project manager, cuando el proyecto llega a nuestras manos ya ha sido aprobado y las suposiciones y las restricciones ya han sido registradas.
Cuando comenzamos un proyecto, los supuestos pueden haber cambiado considerablemente hasta el punto de que ya no deban ser considerados en el proyecto o deban redirigirse hacia objetivos diferentes.
Vamos a comenzar con lo que significa una suposición, una definición podría ser, la consideración de que una cosa o idea es posible o probable sin estar completamente seguro de ella. Suponemos que será así …
En cualquier caso, la realización de un proyecto basado en suposiciones erróneas podría dar lugar a un proyecto que no aporta valor al negocio, que no cumpla las expectativas y que sea un fracaso.
Los project managers cuentan con software que le ayuda en el seguimiento de tiempo, coste, alcance, riesgo y muchas de las funciones del proyecto. Sin embargo, no siempre disponemos de las herramientas necesarias para realizar un seguimiento de la validez de los supuestos, ¿realmente conocemos todo lo que se ha supuesto en nuestro proyecto? o ¿es más de lo que pensamos?.
En los proyectos, y los project managers lo sabemos, los supuestos pueden y deben cambiar. Aquí dejamos algunos ejemplos de supuestos que cambian a lo largo de un proyecto, sobre todo en un proyecto a largo plazo, podrían ser:
- El coste de pedir prestado dinero y la financiación del proyecto se mantendrá fija
- Los costes de adquisición no van a aumentar
- El avance en la tecnología se llevará a cabo en la fecha prevista
- Los recursos con las habilidades necesarias estarán disponibles cuando se necesiten
- El mercado aceptará fácilmente el producto
- Nuestros competidores nos afectarán una vez lanzado el proyecto
- Los riesgos son bajos y se pueden mitigar fácilmente
A malos resultados, clientes insatisfechos y conclusiones erróneas, nos llevan las hipótesis equivocadas.
¿Podemos hacer algo los project managers con los supuestos equivocados?
Sí, realizar una buena preparación a la iniciación del proyecto, incluyendo el desarrollo de estrategias de mitigación de riesgos.
Os dejamos algunos consejos para validar las suposiciones:
1.– Las hipótesis deben ser validadas en cada reunión de seguimiento. ¿Sigue teniendo lugar lo que se había supuesto inicialmente? Podemos recoger en un tabla todas las suposiciones y validarlas con algo tan sencillo como un Si/No, para conocer aquellas que tenemos que seguir atendiendo o de las que debemos olvidarnos.
2.– Preguntar y no suponer. Si no entendemos algo, en lugar de hacer suposiciones es es mejor preguntar y aclarar. Profundiza más en este punto con el curso de habilidades directivas.
3.- Comunicación clara con el equipo y los stakeholders. La mayoría de las veces, hacemos nuestras suposiciones con gran rapidez y de una manera inconsciente, porque hemos establecido acuerdos para comunicarnos de esta forma. Si los demás nos dicen algo, hacemos suposiciones, y si no nos dicen nada, también las hacemos para satisfacer nuestra necesidad de saber y reemplazar la necesidad de comunicarnos. Si nos comunicamos y preguntamos, como decíamos en el punto anterior evitaremos suponer y por tanto problemas futuros.
Todo esto nos puede ayudar a evitar sorpresas poco gratas a los project managers.
¿Cómo gestionas las suposiciones? ¿Se suponen muchas cosas en los proyectos que diriges?
Créditos fotografía: esr1000 via photopin cc
Artículo recuperado del blog de Dirección Proyectos
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